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La semana anterior los tres gigantes tecnológicos Google, Microsoft y Facebook anunciaron que todo su personal basado en Estados Unidos trabajará remotamente por el resto del año. En total son 100 mil empleados por parte de Google, 100 mil por parte de Microsoft y alrededor de 40 mil por el lado Facebook, quienes deberán adaptarse a esta modalidad, quizá por un tiempo indefinido.

Al parecer el Home Office que en principio fue una medida de choque para respaldar las medidas de confinamiento en los diferentes países, obligando a miles de compañías en todo el mundo a enviar a su personal a trabajar desde casa, probablemente sea una tendencia que llegó para quedarse.

Según un estudio hecho por The Guardian, hoy 8 de cada 10 CEO de grandes empresas aseguran que no retornarán a sus modelos de trabajo anterior, lo que les ahorrará costos de operación en gastos de infraestructura y oficinas.

Para Silvina Moschini, CEO y fundadora de Transparent Business y SheWorks, dos compañías que desarrollan el tema de teletrabajo desde hace cerca de 9 años, esta coyuntura presenta una oportunidad única porque adelantó la transformación digital 10 años, y forzó el cambio cultural y de mentalidad en muchos CEO para cambiar sus modelos de operación a unos más eficientes.

«Lo que deben hacer los líderes de las compañías hoy en día es aprovechar los recursos tecnológicos existentes para hacer más eficientes a sus organizaciones, utilizando las herramientas adecuadas para hacer trazabilidad de tareas y proyectos, y estableciendo protocolos claros con todos los colaboradores (tiempos de entrega, presentación en las telellamadas, horarios para presentarse, entre otros)«, destacó Moschini en entrevista con Emprendiendo.tv.

Historia del Home Office

Aunque no hay una fecha de origen claro sobre el teletrabajo, en 1822 una misiva de Charles Lamb, un empleado de East India Company basada en Londres, pidiendo mejoras a su espacio laboral, en la cual tachaba de inhumano el encierro en su lugar de trabajo, fue un punto de partido para que diversos movimientos sindicales buscaran alternativas y otras modalidades de trabajo, sobre todo en las áreas administrativas de las grandes compañías.

De acuerdo con la Oficina de Censos Laborales de Estados Unidos, uno de los países donde se ha implementado con mayor fuerza esta modalidad en la última década, a principios de los años 80´s solo el 0.75% de los trabajadores norteamericanos laboraban desde casa y para el año 2010 se incrementó a un 2,5%.

Según un artículo de The Economist, el término Home Office tal y como lo conocemos hoy, surgió después de la recesión económica de 2008, debido a que muchas empresas se vieron obligadas a ahorrar costos de instalaciones y mobiliario. Se estima que en 2019 ya más del 50% de los trabajadores estadounidenses ejercían sus actividades desde casa, por lo menos parcialmente. Esto, además, complementado por el desarrollo digital de los últimos 10 años.

No obstante, la llegada del coronavirus aceleró aún más la implementación del teletrabajo y se contempla que para finales de este año, el 80% de los empleados de grandes empresas estadounidenses que trabajaban en oficinas ya no retornarán a sus lugares físicos de trabajo. En Europa, por ejemplo, el choque fue todavía más impactante, antes de la llegada del Covid-19 en España solo el 7% de las grandes empresas tenían implementado una modalidad de teletrabajo, muy por debajo de la media de europes que era del 17%; ahora esa modalidad pasó al 70%. Luego de levantar las medidas de aislamiento preventivo en los diferentes países se analizará qué tanto porcentaje de esas empresas mantendrán esta directriz de trabajo.

Igualmente, IBM, compañía tecnológica norteamericana, hizo un estudio reciente entre sus colaboradores, quienes se encuentran trabajando remotamente por la coyuntura actual, en este estudio se determinó que el 53% de ellos ya no quiere regresar a la modalidad presencial, debido principalmente, al estrés que le generan los desplazamientos y el tráfico urbano.

Retos del Home Office

Para Silvina Moschini, “el trabajo no es un lugar donde se va sino algo que se hace”. En las dos compañías que lidera esa esencia está clara. Transparent Business es una plataforma que ayuda a organizaciones en sus procesos de transformación digital e implementación de teletrabajo, dotándolas de herramientas para supervisión de trabajo remoto y labores colaborativas. Éste es el factor crítico para que el home office sea exitoso, “una buena herramienta”. Estudios de la compañía indican que este software incrementa la productividad entre un 20% y un 40%, contemplando que un trabajador en una oficina pierde un 35% del tiempo laboral, además del desgaste que sufre por el desplazamiento desde casa y de regreso, que en grandes urbes llega hasta 4 horas diarias o más.

La compañía, con presencia en 172 países, trabajó recientemente con el Gobierno de Estados Unidos donde se introdujeron 32 proyectos en 32 Estados, para que proveedores del gobierno tengan que utilizar su tecnología y poder ser auditados en todo el proceso de contratación, llevando una trazabilidad milimétrica de todo su proceso de contratación y así optimizar y controlar el presupuesto de los contribuyentes.

Por medio de Transparent Business se puede ver el total de horas trabajadas de cada empleado y el porcentaje de avance de cada proyecto, visualizar gráficamente toda la operación en tiempo real, entre muchas otras herramientas. Para su CEO y fundadora, éste es el futuro de las compañías.

La otra empresa es SheWorks, definida por Moschini como un marketplace de talento, enfocado sobre todo en mujeres, que busca acercar los conocimientos y habilidades femeninas a nivel global a compañías que tengan necesidad de ese talento también a nivel global. De esta manera se promueve el talento inclusivo, porque no hay una discriminación ni una limitación geográfica para encontrarlo.

Entre muchos otros proyectos en los que venía trabajando y otros que han surgido con el shock de oferta que han sufrido sus compañías, Moschini está enfocada hoy en dos principalmente: uno es Cloud Working Academy, una iniciativa en la que habla con líderes de grandes organizaciones para orientar a los emprendedores en los caminos, metodologías y herramientas para gestión de la crisis en la coyuntura actual. La sesión es todos los días al medio día y es de acceso gratuito llenando un formulario en el siguiente link www.cloudworkingacademy.com

El otro proyecto es She Works Academy, que está trabajando con su primera cohorte con mujeres de Guatemala, capacitándolas en habilidades digitales para el trabajo remoto.

Para Moschini, de origen argentino y radicada en Miami, el reto de las organizaciones está en cambiar nuestra mentalidad y migrarla 100% a un componente digital. Esto obviamente lleva un proceso y un análisis detallado de procedimientos, pero el cambio de chip es el primer paso, afortunadamente para ella, la pandemia dio ese paso por muchos directivos que aun se resistían al cambio.

Otro de los retos que va encadenado a ese cambio de mentalidad, es redactar unos protocolos y directrices claras para todo el personal, así como un reglamento interno de trabajo y aplicarlo con la misma rigurosidad que se hace en una oficina física. Eso va de la mano del liderazgo que tengan los directivos de la organización y sus habilidades para comunicarlos.

Para los empleados, el reto está en disciplinarse, en trazarse objetivos diarios, y en distribuir tanto sus horas laborales como sus horas de descanso.

Ventajas del Home Office

Dentro de las ventajas mas notorias, además del ahorro de costos en arriendos y mobiliario, que de acuerdo a estudios de Transparent Business oscila entre 10.000 y 30.000 dólares anuales, está que el negocio se puede expandir más fácilmente abriendo sucursales virtuales en cualquier parte del mundo y aprovechando el talento local de cada país en beneficio de la organización. Adicionalmente, puede mejorar la condición de felicidad de los colaboradores, ya que esa modalidad permite incrementar su tiempo en familia debido al ahorro de tiempo en desplazamientos. Finalmente, puede mejorar el talento contratado ya que no hay una limitación geográfica para reclutar el personal y se puede tener a lo mejor de lo mejor.

Oportunidades que ofrece la coyuntura 

Finalmente, Silvina Moschini, envió un mensaje a todos los emprendedores y destacó nuevamente que lo digital brinda grandes oportunidades de escalar cualquier negocio de una manera exponencial, ya que bajo esta modalidad se pueden crear productos más económicos, que se pueden vender más baratos, pero el internet brinda la posibilidad de llegar a más personas con lo cual se podría hacer más dinero porque su mercado no se limita geográficamente.

No obstante, invitó a que hoy la premisa debe ser ayudar a sus comunidades, a sus clientes, a sus stakeholder, a darles contenido de valor que los ayude en esta crisis y es muy probable que en un mediano plazo esa ayuda retorne en una forma de relación de negocios exitosa.

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