LA7EM S.A.S. POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES (LEY 1581 DE 2012)

I Objetivo. 

El presente documento está estructurado con el propósito de establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por LA7EM S.A.S., así como de servir de guía fácil para garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que de ellas recoja o haya recogido el Responsable de la información en sus bases de datos, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política y el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, y en especial, para la atención de consultas y reclamos frente al derecho de autodeterminación informática de las personas.

Este manual de Políticas de tratamiento y protección de datos personales aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de LA7EM S.A.S., quien actúa en calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales, de acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014.

II Definiciones.

Para los efectos del presente documento y atendiendo a los términos de la ley, deben tenerse presentes las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Consulta: Solicitud de información sobre los datos personales que constan en una base de datos, la cual es formulada por el Titular de los mismos o la persona autorizada para ello;

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Reclamo: Petición o exigencia formulada por el titular de datos personales o la persona autorizada para ello, alrededor de los datos personales incluidos en una base de datos.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III Derechos de los titulares de información tratada por LA7EM S.A.S.

LA7EM S.A.S., en los términos de la ley, le garantiza al titular de los datos personales que trate, los siguientes derechos: 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA7EM S.A.S. salvo cuando se exceptúe como requisito para el Tratamiento en los términos de la ley;
  3. Ser informado por LA7EM S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la protección y tratamiento de la información personal.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IV Responsable del Tratamiento de la información personal. 

La persona responsable del tratamiento de los datos personales es: 

  • Razón social: LA7EM S.A.S.
  • NIT: 901.146.181-0
  • Domicilio: Medellín, Antioquia. 
  • Dirección física: Calle 7 Sur # 42 – 70 Oficina 1407
  • Email: camilo.betancur@la7em.com

V Deberes del Responsable del tratamiento de la información personal.

En los términos de la ley son deberes de LA7EM S.A.S.:

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, en caso de que exista, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  9. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
  11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la protección de datos y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

VI Cantidad de bases de datos:

LA7EM S.A.S. ha organizado en dos (2) bases de datos la información recolectada. La ubicación del titular del dato en una o varias de ellas depende del relacionamiento con el responsable de la información:

Proveedores: Conformada por los titulares de información de quienes LA7EM S.A.S recibe, puede llegar a recibir o ha recibido, bienes o servicios.

Clientes: Conformada por los titulares de información a quienes LA7EM S.A.S. brinda, puede llegar a brindar o ha brindado, bienes o servicios

De los titulares de información se podrá recolectar la siguiente información: Nombre o razón social, cedula o NIT, número telefónico fijo, número telefónico celular, e-mail, redes sociales a las cuales esté vinculado, profesión, arte, oficio o actividad económica, referencias financieras, referencias comerciales, referencias personales, estados financieros, declaraciones tributarias, experiencia, huella digital.  

VII Propósitos de la información Recolectada (Finalidad de la base de datos).

  1. Nombre de la base de datos: Proveedores:

Finalidad: Gestión contable, fiscal y administrativa.

Descripción de la Finalidad: Gestión administrativa, gestión de facturación y/o pagos, histórico de relaciones comerciales.

  1. Nombre de la base de datos: Clientes:

Finalidad: Gestión contable, fiscal y administrativa, gestión de facturación y cartera, fidelización de Clientes, publicidad y prospección comercial.

Descripción de la Finalidad: Desarrollo de la relación contractual, envío de información, estados de cuenta, comunicaciones varias, atención de requerimientos y postventas. Fidelización de clientes, encuestas de satisfacción, invitaciones. Publicidad y ofertas.

LA7EM S.A.S., no está obligada a recoger y tratar datos personales por ninguna ley de la Republica de Colombia, pero toda vez que lo hace para cumplir las finalidades antes dichas, se somete y cumple establecido en la ley 1581 de 2012.

VIII Encargado del Tratamiento. 

En los términos de la ley 1581 de 2012 el encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

IX Canales de atención al titular.

Los medios que LA7EM S.A.S. ha puesto a disposición de los titulares de información para la atención de sus consultas, peticiones y reclamos son los siguientes:

Sitio web: www.la7em.com 

Correo electrónico: camilo.betancur@la7em.com   

X Procedimiento de atención a los titulares de información para el ejercicio del derecho de Habeas Data:

El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Para la radicación y atención de la solicitud, el Titular de la Información deberá suministrar la siguiente información:

  • Nombres completos y apellidos
  • Número de identificación
  • Datos de Contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
  • Medios para recibir respuesta a la solicitud
  • Motivo/Hecho que da lugar a la solicitud con una breve descripción del derecho que desea ejercer (Conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimirla, acceder a la información)

La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XI Autorización de titular.

Las bases de datos estructuradas por LA7EM S.A.S., cuentan en la mayoría de los casos con autorización previa e informada de los titulares de la información. Pueden existir casos en que no se cuenta con autorización debido a que son datos de naturaleza pública por constar, por ejemplo, en las cámaras de comercio. En los casos es que se tiene autorización del titular, esta se ha recolectado directamente de él. 

XII Transferencia internacional de datos.

LA7EM S.A.S. NO ha realizado ni realiza transferencia internacional de la información contenida en las bases de datos. Y en todo caso, si en algún momento un titular de información solicitara la transferencia internacional de su información se requerirá su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

XII Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

Esta política para el tratamiento y protección de datos personales (Ley 1581 de 2012) de entró en vigencia el 01/01/2020 y el periodo de vigencia de las bases de datos es durante la vigencia de la relación contractual y veinte (20) años más. En el caso de los datos donde no existe una relación contractual el periodo de vigencia de los datos en las bases de datos es por veinte (20) años.